Events66 – Tools für Event-Veranstalter

Im Vorfeld eines Events gibt es eine Menge zu tun:  Teilnehmerlisten müssen erstellt und Vortragende angeschrieben werden, Aussteller und Speaker senden ihre Beiträge, es entstehen Rückfragen. Einige Dateien sind evtl. zu groß, um sie per Mail zu versenden oder haben das falsche Format – das Versionschaos und Mail-Ping-Pong ist vorprogrammiert. Die Mitarbeiter und Veranstalter verbringen Stunden damit, per Mail Rückfragen zu beantworten, nachzufragen und in Listen zu konsolidieren – ganz zu schweigen davon, dass all diese Inhalte dann noch in die Webseite oder App eingepflegt werden müssen, um sie den Teilnehmern zur Verfügung zu stellen.

Unser Events66 als Backoffice Tool löst dieses Problem. Wir möchten Ihnen helfen, Zeit und Geld beim Zusammentragen aller Informationen zu Ihrem Event zu sparen. Events66 unterstützt Sie in der mehrsprachigen Datenerfassung und Datenpflege, Versionsverwaltung und Freigabe und bindet alle Inhalte wenn gewünscht direkt in Ihre Event-App oder Webseite mit ein. Events66 sieht mehrere Kategorien von Beteiligten vor. Zunächst legen Sie als Admin/ Verantwortlicher nach der Registrierung oder Ihrem Login im Backoffice-Tool ein Event an. Selbstverständlich können Sie auch mehrere Events gleichzeitig anlegen und betreuen. Sie benennen zunächst lediglich Namen und eine Kennung sowie Datum, Zeitzone und unterstützte Sprachen des Inhaltes als Grundlage. Weiterhin wählen Sie entweder aus vorgegebenen Datentypen aus, welche Ihr Event betreffen oder erstellen eigene. Datentypen können z.B. Aussteller, Speaker, Partner, Agendaeinträge oder etwa Orte sein. Alle Datentypen lassen sich anpassen.

Nun können Sie zu jedem Datentyp, im sogenannten Dashboard, Einträge hinzufügen. Zum Beispiel geben Sie eine Liste der Aussteller (als Datentyp) ein. Jeder Datentyp hat unterschiedliche Eigenschaften mit Pflichtfeldern (z.B. Titel, Unternehmen, …) und optionalen Feldern (Logo, …). Als Admin können Sie weitere Felder hinzufügen, die für Sie relevant sind. Einige Felder können dann genutzt werden, um sie anderen Teilnehmern sichtbar anzuzeigen, andere Felder dienen als interne Information, wie etwa ein Hinweis, über welche Mail/Person man in Kontakt treten kann oder einen Status. In manchen Feldern wird ein Eintrag benötigt (Name, Adresse,…), andere Datenfelder dienen dazu, Dateien anzuhängen, wie etwa ein Logo, ein Video oder Präsentationsdatei, ein Bild etc.

Es besteht ebenso die Möglichkeit, diese Einträge über eine bei Ihnen bereits vorhandene Excel-Liste zu importieren. Andersherum können Listen in Excel exportiert werden, um sie anderweitig zu verwenden oder bearbeiten. Hierbei werden die Datenfelder im Backoffice einfach den Namen der Datenfelder/Spalten in Ihrer Excel-Datei zugeordnet, um die Liste in der richtigen Zuordnung zu übernehmen. Weiterhin können alle Daten in Ihre weiteren Anwendungen eingebunden werden. Das bedeutet, dass im Events66 Backoffice erfasste Daten ganz einfach an Ihre Website oder App weitergegeben und dort eingebunden werden können.

Sie können je Datentyp festlegen, ob Sie die Self-Service-Funktion aktivieren wollen. Sofern Sie Self-Service-Funktion aktivieren, geben Sie nur den Titel des Eintrags, einen sogenannten Self-Service-Ansprechpartner und eine E-Mail-Adresse an. Alles Weitere können Sie dem Self-Service-Ansprechpartner überlassen, in dem Sie ihn einfach über die eingebaute Mail-Funktion zur Bearbeitung seines Eintrags einladen. Der Self-Service-Ansprechpartner erhält mit dieser E-Mail einen Link, mit dem er Zugriffsrechte auf seinen Eintrag bekommt, um ihn zu vervollständigen, zu ändern, Anhänge wie Präsentationen oder Logos anzufügen etc. Er hat Zugriff auf ein Self-Service-Formular im Events66-Backoffice, in dem die von Ihnen vorgegebenen Datenfelder für seinen Eintrag sichtbar sind. Einige Datenfelder sind für ihn nur als „Read-only“ sichtbar, etwas die räumliche Zuordnung für seinen Vortrag o.ä., da er diese nicht einpflegen kann/soll. Interne Felder sieht er nicht.
Daneben besteht für ihn die Möglichkeit, Fragen oder Kommentare einzustellen, die das Ausfüllen seines Formulars betreffen. Alle Einträge der Self-Service-Ansprechpartner sowie Fragen und Kommentare sehen Sie als Admin wieder in Ihrer Backoffice-Ansicht und können auf die Anfragen antworten oder ebenso Einträge kommentieren. Wenn die Endversion eingepflegt ist, wird der Zugriff in „Read-only“ geändert.

Als Admin haben Sie einige weitere Möglichkeiten. Neben dem User-Management sowie Anlegen der Events und Datentypen besteht die Möglichkeit, Mail-Templates anzulegen. Auch hier können Sie auf vorangelegte Templates zugreifen, diese ergänzen oder eigene zusätzliche Vorlagen erstellen.
Diese Vorlagen dienen dazu, entweder einzelne Teilnehmer anzuschreiben (etwa, um sie als Self-Service-Person einzuladen) oder Massen-Mails zu senden, wie etwa Erinnerungen zum Ausfüllen.

Mit Ihrem Events66 Backoffice erhalten Sie ein Tool, in dem Sie konsistente Daten in einheitlichen Formaten übersichtlich darstellen und verwalten können. Die Kommunikation im Vorfeld des Events kann vollständig per Mail-Templates oder Zugang zu den Formularen über Events66 laufen, so dass Mail-Ping-Pong und Versions-Chaos vermieden wird – und Sie sich mit den wesentlichen Dingen zur Vorbereitung Ihres Events beschäftigen können. Über unsere API können Sie Ihre Website und Event ab automatisch aktualisieren

Zu unseren Kunden zählen u.a. Bits&Pretzels, K5 Konferenz, XING New Work Experience, … .

Auf unserer Webseite https://events66.com haben wir weitere Informationen für Sie zusammengetragen. Wir freuen uns, Ihnen unser Tool einmal persönlich vorstellen zu dürfen. Bitte sprechen Sie uns an!

Die fünf am häufigsten gestellten Fragen

Wofür kann ich Events66 einsetzen?

Sie können Events66 beliebig einsetzen. Es bleibt Ihnen überlassen, ob Sie es für ein Event, eine Messe, einen Kongress oder aber für andere Formen der Datenaggregation nutzen. Das Wording ist auf die Veranstaltungsbranche ausgerichtet.

Welchen Vorteil habe ich, wenn ich Events66 einsetze?

Die Ziele sind: die Kommunikation in der Event-Organisation entschieden zu verbessern, Zeit zu sparen und die Qualität zu erhöhen. Als Event-Organisator werden sie unmittelbar einen positiven Effekt durch die Strukturierung und Vereinheitlichung der Daten spüren. Des Weiteren wird die Kommunikation mit Ihren Partner durch die Standardisierung verbessert und die Event-Organisation wird entlastet.

Kann ich mit Events66 auch ein Teilnehmermanagement realisieren?

Events66 ist für die Kommunikation in der Organisation gedacht z.B. mit Ausstellern, Referenten und  Zulieferern. Das Teilnehmermanagement wird in der Regel über andere Programme realisiert, die sich hierauf spezialisiert haben.

Wie sieht das Lizenzmodell aus?

Wir haben uns dazu entschlossen, das Lizenzmodell möglichst einfach zu gestalten. Events66 wird zum Festpreis je Event angeboten. Sofern nicht mehr als 50 GB gespeichert und übermittelt werden entstehen keine zusätzlichen Kosten. Sie können also schon sehr früh anfangen, Events66 für ein Event einzusetzen. Drei Monate nach dem Ende des Events werden die Daten auf archiviert gesetzt. Auf Anfrage bieten wir auch Staffelpreise. Den aktuelle Preis entnehmen Sie bitte https://events66.com.

Welche Sprachen werden unterstützt?
Die Oberfläche von Events66 steht im Moment auf Englisch zur Verfügung. Eine deutsche Übersetzung wird später erfolgen. Die Sprache der zu erfassenden Inhalte ist beliebig. Events66 unterstützt eine beliebige Anzahl von Sprachen.